Competências da Equipe Administrativa
Secretaria de Apoio (SA/ProPG)
- Acompanhar sistematicamente os processos administrativos da ProPG, assegurando conhecimento integral dos fluxos, prazos, documentação e ações institucionais.
- Coordenar e monitorar as tarefas internas da ProPG, oferecendo suporte direto aos estagiários, servidores e unidades organizacionais.
- Administrar a comunicação institucional, realizando o recebimento, distribuição e despacho de correspondências e documentos oficiais com eficiência.
- Prestar assessoria estratégica à gestão da ProPG, auxiliando no planejamento e execução de atividades administrativas e no gerenciamento de informações críticas.
- Estruturar e otimizar os serviços de atendimento aos públicos interno e externo, garantindo eficiência e cordialidade nas interações com a comunidade acadêmica e órgãos externos.
- Gerenciar a agenda dos Pró-Reitores e gestores, organizando compromissos, reuniões, viagens e eventos institucionais de forma eficiente.
- Supervisionar escalas de férias, afastamentos e movimentações funcionais, assegurando a continuidade operacional da unidade.
- Coordenar o fluxo documental completo, controlando entrada, processamento, saída e arquivamento físico e digital de documentos administrativos.
- Administrar recursos materiais e infraestrutura, providenciando suprimentos, garantindo a manutenção de equipamentos e espaços físicos, e realizando controle patrimonial efetivo.
- Oferecer suporte especializado às Comissões de Pós-Graduação e Coordenações da ProPG em suas atividades administrativas e comunicacionais.
- Processar e despachar expedientes administrativos com celeridade e em conformidade com as normativas institucionais.
- Elaborar documentos oficiais da unidade, incluindo pareceres técnicos, editais, portarias, ofícios e correspondências institucionais.
- Planejar e dar suporte à realização de eventos, reuniões e atividades institucionais promovidas pela ProPG.
- Gerenciar as reuniões do CoPG, responsabilizando-se pela convocação dos membros, organização de pautas e elaboração de atas.
- Promover a atualização contínua do site da ProPG e demais canais de comunicação, garantindo transparência, acessibilidade e agilidade nas informações destinadas aos Programas de Pós-Graduação e à comunidade;
- Apoiar os Pró-Reitores na gestão e operacionalização de Editais, garantindo conformidade e adequada tramitação das propostas submetidas e no acompanhamento das candidaturas;
- Manter atualizados as informações da unidade nos sistemas institucionais, como o SCDP (Sistema de Concessão de Diárias e Passagens) e plataformas digitais da CAPES.
Secretaria de Administração, Finanças e Contratos (SAFC/ProPG)
- Gerenciar de forma integrada a execução orçamentária e financeira da ProPG, incluindo a administração da verba PROAP e de recursos captados junto a agências de fomento nacionais e internacionais.
- Acompanhar, avaliar e manter atualizadas as execuções orçamentária e financeira, elaborando relatórios periódicos para subsidiar a gestão estratégica da unidade.
- Coordenar e acompanhar trâmites administrativos e financeiros, tanto internos quanto externos, garantindo a conformidade e a celeridade dos processos.
- Orientar e capacitar a comunidade acadêmica, transmitindo informações sobre procedimentos, normas administrativas e de gestão de recursos, conforme a legislação vigente e os regulamentos institucionais.
- Participar da elaboração de manuais de orientação e procedimentos internos, apoiando a padronização e a qualificação da gestão de recursos financeiros na ProPG e nos Programas de Pós-Graduação (PPGs).
- Planejar, em conjunto com os gestores, o orçamento anual da unidade, elaborar propostas orçamentárias e acompanhar a execução financeira ao longo do exercício.
- Planejar, executar e controlar a aplicação da dotação orçamentária, garantindo a adequada utilização dos recursos públicos e fomentados.
- Realizar a gestão de compras e contratações, conforme as diretrizes da Pró-Reitoria de Administração, assegurando a correta tramitação dos processos de aquisição de bens e serviços.
- Analisar e conferir notas fiscais e documentos de despesa, assegurando sua compatibilidade com os saldos orçamentários e as normas vigentes.
- Articular-se continuamente com outros setores da UFSCar, como a Pró-Reitoria de Administração, Procuradoria Jurídica, Fundação de Apoio (FAI) e Agência de Inovação, para a tramitação e celebração de convênios, contratos e acordos de cooperação.
- Ofertar instrução processual aos coordenadores de propostas, orientando sobre a tramitação e execução de convênios e projetos financiados.
- Promover a atualização contínua do site da ProPG e demais canais de comunicação, garantindo transparência, acessibilidade e agilidade nas informações destinadas aos Programas de Pós-Graduação e à comunidade;
- Elaborar, apoiar e operacionalização de Editais, garantindo conformidade e adequada tramitação das propostas submetidas e no acompanhamento das candidaturas;
- Acompanhar e conferir a execução de processos administrativos relacionados à gestão de recursos, prestando suporte aos Programas de Pós-Graduação e à ProPG.
